Многие руководители компаний часто сталкиваются с рутинными процессами, которые поглощают их временной и жизненный ресурс. Чтобы высвободить время для стратегического планирования и развития бизнеса, руководитель обязательно должен делегировать определенные задачи помощникам. Однажды с проблемой выбора достойного бизнес-ассистента столкнулся наш сегодняшний гость – предприниматель и основатель сервиса бизнес-ассистентов и аутсорсинга «Delegator24» Роман Швецов.
TOPBRAND Magazine: С чего началась ваша предпринимательская деятельность? Как долго вы в бизнесе?
Самый первый опыт работы с продажами я получил в сетевой компании Oriflame в 2003 году. Далее, в 2005 году, я открыл первую выставочную компанию, в 2007 году – вторую – FaetonExpo. В 2016 году мы вместе с моей женой – Анастасией Абрамович создали «Delegator24».
TOPBRAND Magazine: Делегирование функций или задач – двигатель прогресса в любом деле. Как вам пришла в голову мысль создать «Delegator24»? О чем этот проект?
На мысль о создании «Делегатора» натолкнула собственная боль. Я был представителем одного из главных сегментов нашего бизнеса, и в то время у нас были постоянные проблемы с наймом: сложности с поиском нужных людей, которых было дорого нанимать. Потом в нашей жизни появился сервис «Кнопка» – удалённая бухгалтерия, которая помимо бухгалтерии предоставляла услуги юристов и бизнес-ассистентов. Тогда мы впервые попробовали и оценили работу с ассистентами. Но потом «Кнопка» повысила оплату за услуги бизнес-ассистентов, которые стали нам не по карману. Образовался своеобразный вакуум, который мы долгое время не могли никем заполнить.
Все наши попытки нанять человека для удалённой работы потерпели фиаско. Первые несколько кандидатов оказались некомпетентными, а с третьей мы начали сотрудничество. Я вложился в её обучение и, надо отметить, эффективность рабочих процессов сильно возросла. Но через какое-то время ей предложили другую работу, и она согласилась, ну, а мы не смогли её удержать.
Так появилась идея сделать сервис, где человеку не надо будет нанимать сотрудника, а можно просто доверять проверенным и подготовленным ассистентам выполнение тех или иных задач. У «Кнопки» на тот момент были большие ограничения с оказанием услуг: они не могли сделать дизайн презентации, разработать бюджет, обзвонить 1000 контактов, нанять людей, а только предлагали найти тех, кто это может, либо выполняли задачи частично, не до результата. Этого всего не хватало нам самим, и мы точно знали, что этого не хватало и другим представителям малого бизнеса, поэтому в «Delegator24» мы сделали возможным оказание таких услуг.
TOPBRAND Magazine: Какие проблемы или задачи может решать ваш сервис?
Возможности «Delegator24» могут ограничиваться разве что масштабом мышления и потребностями заказчика, его денежными средствами и, конечно, законодательством. В нашем сервисе можно не только получить услугу бизнес-ассистента, но и в удалённом формате заказать выполнение работы по следующим направлениям: бухгалтерия и финансы, HR, юриспруденция, дизайн, продажи, маркетинг, IT и интернет, колл-центр.
С каждым клиентом работают КАМ (клиентский менеджер) и ассистент. КАМ решает вопросы, связанные со взаимодействием пользователя с сервисом, ассистентом, чтобы делегировать было комфортно, эффективно и выгодно, обсуждает какие-то новые проекты, которые можно нам поручить. А ассистент на 100% занимается непосредственной реализацией: принимает задачи, контролирует процесс, отслеживает качество выполнения и сдает готовую работу.
Поручать ассистентам могут как узкоспециализированные задачи или целые проекты (тогда их перенаправляют в профильный отдел), так и обычные ассистентские: поиск нужной информации, организацию совещания с бизнес-партнёрами и коллегами, организацию деловых поездок, а также оперативное решение множества других бизнес и личных задач. Например, наших специалистов могут озадачить выбором праздничных подарков, организацией свидания, поиском недвижимости и так далее – список может быть очень длинным.
TOPBRAND Magazine: Почему руководитель должен воспользоваться помощью бизнес-ассистента, когда он может поручить выполнение какой-либо задачи подчинённому? В чём именно заключается преимущество выбора бизнес-ассистента?
Первая и главная причина нанять бизнес-ассистента – экономия времени и нервов руководителя. Сколько кандидатов на эту должность тестирует сам руководитель, чтобы найти подходящего? И не факт, что выбранный исполнитель сможет справиться со всеми его поручениями. В «Делегаторе» таких проблем не возникает, потому что мы отвечаем за компетенции всех наших сотрудников. К выполнению всех задач приступают тотчас после их поступления. Если требуется квалифицированная помощь профильных специалистов – также наших сотрудников – задача перенаправляется им. Поэтому у нас не последовательное решение задач, а параллельное, что значительно экономит время наших заказчиков. Если по каким-то причинам сотрудник не может выполнить поручения, мы легко производим замену специалиста и не ждём, пока тот разберётся со своими проблемами.
TOPBRAND Magazine: Многие руководители отмечают важность делегирования, но на деле это может оказаться не так легко. С какими трудностями вам и вашим ассистентам приходится сталкиваться при оказании услуг?
Основываясь на собственном опыте, мы отработали определенную схему. Во-первых, сотрудничество с командой Deletgator24 должно иметь меньшую стоимость в сравнении с наймом сотрудников. Во-вторых, все наши работники слаженно взаимодействуют друг с другом, образуя целостную организованную структуру.
Поэтому, отвечая на ваш вопрос, могу сказать, что мы гарантируем оперативное и качественное выполнение поставленных задач. А если ассистенты и сталкиваются с какими-либо трудностями, они всегда могут обратиться к своим коллегам и начальству, получив грамотные инструкции к дальнейшим действиям.
TOPBRAND Magazine: Что бы вы порекомендовали руководителю, который привык решать и закрывать большинство задач сам? Как ему быстро научиться делегировать свои функции и полномочия, освобождая себя от рутины?
Прежде всего, любой руководитель должен смотреть в перспективу развития своего бизнеса: «А что будет завтра? через неделю? через год?» Каким бы многофункциональным ни был предприниматель, если он хочет развивать и масштабировать своё дело, он придёт к необходимости делегирования. И вот здесь он уже будет выбирать между «сделать самому» или «принять верное решение по данной задаче».
Правильное делегирование не только снимает груз нерешённых задач с плеч руководителя, но и предотвращает его эмоциональное выгорание, экономя силы для решения более глобальных вопросов.
